L'association

L'association est un contrat liant 2 ou plusieurs personnes mettant en commun leurs connaissances ou leur activité, dans un but autre que de partager des bénéfices. L'association est nommée comme "personne morale" et ses membres comme "personnes physiques". L'association permet légalement de :

• gérer des fonds
• recevoir des subventions
• passer des conventions
• gérer du personnel
• de posséder du matériel, des biens

La création d'association

a) Pour créer une association, il faut organiser une Assemblée Générale Constitutive. Y sont invitées toutes les personnes (enfants et adultes) intéressées par la création de l'association Il faut 7 personnes au moins pour créer une association A l'ordre du jour : Les statuts de l'association : Ils sont la charte de l'association. Ils fixent les objectifs. Ils établissent des règles de fonctionnement. Ils prévoient les rapports au sein de l'association.
L'Election du Comité Directeur (en deux collèges) :

• un collège d'adultes (2/3 des membres dont au moins 1 parent d'élève)
• un collège d'enfants (1/3 des membres)

Composition minimale du Comité Directeur : 4 adultes et 2 enfants L'Election des réviseurs aux comptes (ne peuvent être membres du Comité Directeur).

b) Le Comité Directeur désigne en son sein, parmi les adultes, un bureau comprenant un président, un secrétaire, un trésorier.
L'Association :

• Au moins 7 membres fondateurs
• Le Comité Directeur : 4 adultes (dont au moins un parent d'élève) + 2 enfants
• Le Bureau : Président, Trésorier, Secrétaire désignés au sein des membres du Comité Directeur

c) Les pièces justificatives à produire. Ces pièces justificatives sont à adresser à la Délégation départementale de l'USEP qui s'occupera de l'inscription au Tribunal d'Instance

• Requête en inscription : (Un original et deux copies.) Sur ce formulaire devront figurer toutes les signatures des membres de laDirection : 2/3 d'adultes dont au moins un parent d'élève et 1/3 d'enfants
• Extrait du Procès Verbal de l'Assemblée Générale : (Un original et deux copies) portant sur l'élection des membres de votre Direction (signatures du Président et du Secrétaire).
• Statuts : Trois exemplaires originaux signés par tous les membres. (Dispositions statutaires obligatoires pour les associations scolaires USEP).
• Attestation parentale pour les membres mineurs de la Direction : (Un original et deux copies.)

d) L'inscription de l'association au Tribunal d'Instance La délégation départementale de l'USEP se charge de l'envoi des pièces au Tribunal d'Instance dont l'école dépend. Elle demande également la publication légale dans le journal de son choix et prend en charge les frais. Elle transmet ensuite à l'association les renseignements fournis par le Tribunal et le N° d'agrément de l'Inspection Académique.

e) Autres formalités

• Ouverture d'un compte bancaire ou postal
• Information à la poste de l'existence de l'association
• Souscrire une assurance obligatoire de Responsabilité Civile par le biais de l'affiliation de l'association à l'USEP départementale.

Les membres

• Le directeur de l'école est membre de droit.
• Les élèves, les enseignants, les parents d'élèves.
• Toute personne pratiquant régulièrement les activités de l'association.

Le fonctionnement de l'association

• Au moins une Assemblée Générale par an
• Une Assemblée Générale dans le mois qui suit la rentrée scolaire pour élire le Comité Directeur et les Réviseurs aux comptes.
• Le premier Comité Directeur suivant l'Assemblée Générale désigne son Bureau. En cas de changement des membres du Comité Directeur lors de l'Assemblée Générale, une déclaration auprès du Tribunal d'Instance est obligatoire.

La gestion financière

Une structure de gestion officielle (Association USEP, OCCE) est indispensable à l'école pour pouvoir légalement gérer des fonds. La tenue d'une comptabilité plus ou moins développée s'impose à partir du moment où l'association doit justifier de l'utilisation de fonds publiques (Subvention).
Un simple registre d'enregistrement des dépenses et des recettes peut suffire mais pourquoi ne pas faire un minimum de ventilations dans différents budgets :

• Cotisations
• Subventions
• Transport
• Recettes des manifestations
• Achat de matériel
• Frais administratifs
• etc…

Il est fortement conseiller de tenir un budget prévisionnel fixant un cadre annuel des dépenses et des ressources. Les comptes sont tenus par le Trésorier et le Président qui devront justifier à l'aide des pièces comptables (Ex. : factures), les mouvements de fonds. Ces pièces devront être conservées et classées. Le Trésorier établit annuellement un compte-rendu financier qu'il présente à l'Assemblée Générale.

Les assurances

Par l'affiliation à l'USEP départementale, l'association bénéficie de l'assurance obligatoire de Responsabilité Civile au profit de la personne morale et de ses adhérents. L'assurance "APAC" propose des produits d'assurance complets et adaptés à la vie associative.
Les garanties de bases liées à l'affiliation sont :

• Responsabilité Civile de l'association
• Assistance juridique
• Occupation de locaux occasionnels
• Responsabilité Civile des adhérents
• Individuelle Accident corporel
• Assistance/Rapatriement
• Défense/recours

Pièces justificatives à produire et à retourner à l’USEP 68 :

• Requête en inscription : Un original et deux copies. Sur ce formulaire devront figurer toutes les signatures des membres de la Direction : 2/3 d'adultes dont au moins un parent d'élève et 1/3 d'enfants
• Extrait du Procès Verbal de l'Assemblée Générale : un original et deux copies portant sur l'élection des membres de votre Direction (signatures du Président et du Secrétaire).
• Statuts : Trois exemplaires originaux signé par tous les membres. (Dispositions statutaires obligatoires pour les associations scolaires USEP).
• Attestation parentale pour les membres mineurs de la Direction : Un original et deux copies.

Inscription au Tribunal d’Instance :

La délégation départementale USEP 68 transmet ces documents au Tribunal d’Instance de votre secteur et prend en charge les frais de publication légale.
Le Tribunal vous retourne un modèle de statuts portant le numéro d’inscription de votre association.
La Délégation Départementale USEP 68 effectue votre déclaration d’inscription auprès de l’Inspection Académique et vous communique votre numéro d’agrément IA.